Buku besar (ledger) adalah sebuah buku yang berisi kumpulan akun atau perkiraan (accounts). Akun (rekening) tersebut digunakan untuk mencatat secara terpisah aktiva, kewajiban, dan ekuitas. Dengan demikian, akun merupakan kumpulan informasi dalam sebuah sistem akuntansi. Misalnya, kas dicatat dalam akun kas, piutang dicatat dalam akun piutang, tanah dicatat dalam akun tanah, dan sebagainya untuk akun–akun yang termasuk dalam kelompok akun aktiva. Kelompok akun kewajiban akan dijumpai akun hutang, pinjaman jangka panjang, dan lain-lain sesuai dengan jenis kewajiban tersebut. Demikian pula, modal dicatat dalam akun ekuitas.

            Buku Besar terbagi menjadi Buku Besar Umum (general Ledger) dan Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger). Sistem Buku Besar Umum menampilkan proses transaksi untuk Buku Besar Umum dan Siklus Pelaporan Keuangan. Sistem Buku Besar Umum mempunyai beberapa tujuan, yaitu untuk:

1. 2. 3. 4. 5.

mencatat semua transaksi akuntansi secara akurat dan benar. memposting transaksi-transaksi ke akun yang tepat. menjaga keseimbangan debet dan kredit pada akun. mengakomodasi entry jurnal penyesuaian yang dibutuhkan. menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya dan tepat waktu untuk setiap periode akuntansi.

 Adapun fungsi dari Sistem Buku Besar Umum adalah:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Mengumpulkan data transaksi. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data transaksi dan akun. Memvalidasikan transaksi yang terkumpul. Meng-update-kan akun Buku Besar Umum dan File transaksi. Mencatatkan penyesuaian terhadap akun. Mempersiapkan laporan keuangan.

Buku besar pembantu digunakan untuk mencatat rincian akun tertentu yang ada di Buku Besar Umum. Akun Buku Besar Umum yang rinciannya dicatat dalam Buku Besar Pembantu disebut Akun Pengawas (Controlling Account). Sedangkan akun-akun yang merinci akun pengawas disebut Akun Pembantu (Subsidiary Account). Dua buku besar pembantu yang umum adalah Buku Pembantu Kewajiban (Hutang) dan Buku Pembantu Piutang. Untuk entitas sektor publik, setiap akun bisa atau perlu dibuat buku besar pembantu karena mengingat luasnya akun-akun dalam setiap entitas. Untuk selanjutnya, buku besar umum sering disingkat menjadi buku besar dan buku besar pembantu yang disingkat dengan nama buku pembantu.

Pengunaan buku besar pembantu mempunyai beberapa kelebihan sebagai berikut:

1.     Memudahkan penyusunan laporan keuangan, karena buku besar umum terdiri dari akun-akun yang jumlahnya lebih sedikit. Hal ini juga akan mengurangi kesalahan-kesalahan dalam buku besar umum.

2.    Ketelitian dalam pembukuan dapat diuji dengan membanding-kan saldo dalam akun buku besar umum dengan jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu.

3.      Dapat diadakan pembagian tugas dalam pengrjaan akuntansi.

4.   Memungkinkan pumbukuan harian dari bukti-bukti pendukung transaksi kedalam buku pembantu.

5.      Bisa segera diketahui jumlah macam-macam elemen.

       Suatu instansi sektor publik memiliki kewajiban (hutang) kepada beberapa kreditor. Mekanisme monitoring hutang kepada masing-masing kreditor dilakukan melalui akun pengawas “Hutang” di buku besar umum. Akun ini digunakan untuk mencatat total kewajiban instansi kepada seluruh kreditor. Di samping itu, satu akun hutang secara terpisah disediakan kepada masing-masing kreditor itu dibuku besar pemantu. Akun-akun yang merupakan rincian dari akun pengawas hutang itu disebut akun pembantu hutang. Akun pengawas, sesuai dengan namanya, mengawasi jumlah keseluruhan hutang yang ada di akun pembantu. Saldo akun pengawas hutang harus sama dengan penjumlahan saldo-saldo akun pembantu hutang. Posting ke akun pengawas  dilakukan cukup sekali dalam satu periode tertentu (mingguan atau bulanan), sedangkan posting ke akun-akun pembantu dilakukan secara harian. Untuk entitas lain, Prosedur yang sama bisa dilakukan.

contoh bentuk buku besar yang sederhana

NAMA AKUN                                                                                                                          No. Akun
Tanggal	Keterangan	Ref	Jumlah	Tanggal	Keterangan	Ref	Jumlah

NAMA AKUN
SISI KIRI ATAU DEBET	SISI KANAN ATAU KREDIT

             Dalam persamaan dasar akuntansi, ada tiga kelompok akun yang dijumpai, masing-masing adalah aktiva, kewajiban, dan ekuitas. Pos pendapatan dan pos biaya dicatat dalam akun-akun tersendiri, yaitu akun pendapatan dan akun biaya. Masing-masing jenis akun yang tergabung dalam kelompok akun bersangkutan disediakan akun tersendiri.

            Aturan debet-kredit digunakan dalam pencatatan transaksi. Aturan ini digunakan untuk mencatat perubahan aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan biaya dalam akun yang bersangkutan. Persamaan yang digunakan adalah sebagai berikut: 

AKTIVA = KEWAJIBAN + EKUITAS + PENDAPATAN – BIAYA

Atau bisa juga seperti dibawah ini.

AKTIVA + BIAYA = KEWAJIBAN + EKUITAS + PENDAPATAN

             Semua akun yang berada di ruas kiri (aktiva dan biaya) jika bertambah dicatat di sebelah kiri atau debet, dan jika berkurang dicatat di sebelah kanan atau kredit. Sedangkan untuk semua akun yang berada di ruas kanan (kewajiban, ekuitas, dan pendapatan) jika bertambah dicatat di sebelah kanan atau kredit, dan jika berkurang dicatat di sebelah kiri atau debet. Itulah aturan debet dan kredit.

Aturan Debit Kredit

             Berdasarkan aturan ini, secara normal akun-akun aktiva dan biaya selalu bersaldo debet, karena penambahan atau kenaikan aktiva dan biaya diharapkan akan lebih besar daripada penurunannya. Akun-akun kewajiban, ekuitas, dan pendapatan secara normal selalu bersaldo kredit, karena kenaikan atau penambahan kewajiban, ekuitas, dan pendapatan diharapkan lebih besar daripada penurunannya.

            Dengan menaati aturan debet dan kredit ini, jumlah saldo debet di akun-akun aktiva dan biaya akan selalu sama dengan jumlah saldo kredit ekening-akun kewajiban, ekuitas, dan pendapatan. Proses keseimbangan yang diciptakan  oleh aturan debet-kredit ini biasa disebut dengan sistem tata buku berpasangan atau Double Entry Sistem. Setiap transaksi akan dicatat paling tidak pada dua akun. Kalau satu akun didebet, maka akun lainnya dikredit. Adapun buku besar yang diperlukan untuk masing-masing akun adalah sebagai berikut:

AKTIVA

Debet	Kredit
Aktiva Lancar    Kas dan Setara Kas    Piutang    Persediaan    Pembayaran di Muka    Investasi (surat berharga)    Aktiva Lancar Lainnya   Aktiva Tidak Lancar    Piutang    Investasi (barang)    Aktiva Keuangan Lainnya    Infrastruktur, Pabrik dan    Peralatan    Tanah dan Bangunan    Aset Tidak Berujud   Aktiva Bukan Keuangan Lainnya Aktiva Tidak Lancar Lainnya

KEWAJIBAN

Debet	Kredit
	Kewajiban Lancar     Hutang     Pinjaman Jangka Pendek     Bagian Lancar dari Pinjaman     Provisions (Cadangan)     Tunjangan Pegawai     Dana Pensiun     Kewajiban Lancar Lainnya   Kewajiban Tidak Lancar     Hutang     Pinjaman     Provisions (Cadangan)     Tunjangan Pegawai     Dana Pensiun     Kewajiban Tidak Lancar Lainnya

EKUITAS

Debet	Kredit
Kepentingan Minoritas	Modal yang ditempatkan Cadangan Akumulasi Surplus/(defisit)

PENDAPATAN

Debet	Kredit
	Penerimaan Operasi     Pajak (Tax Revenue)     Fee, Denda, Biaya Hukuman,     & Perijinan     Penerimaan dari Transaksi     Pertukaran     Transfer dari Entitas     Pemerintah Lainnya     Penerimaan Operasi Lainnya   Penerimaan non Operasi     Laba Penjualan Properti,     Bangunan     dan peralatan     Penerimaan Modal     Penerimaan Luar Negeri

BIAYA

Debet	Kredit
Biaya Operasional   Upah, Gaji dan Tunjangan       Pegawai   Bantuan dan Pembayaran     Transfer Lainnya   Perlengkapan dan Barang     Habis Pakai   Biaya Penyusuran dan   Amortisasi   Biaya Operasi Lainnya   Biaya non Operasi    Biaya keuangan (Finance    Costs)    Pembiayaan Dalam Negeri    Pembiayaan Luar Negeri    Pengeluaran Modal

             Buku Besar Pembantu yang diperlukan untuk masing-masing akun pada akun-akun yang ada adalah sebagai berikut:

1.aset(aktiva)

A.     Aset Lancar

1. Kas dan Setara Kas

    Buku pembantu kas tidak perlu dibuat

2. Piutang

   Buku Pembantu Piutang dibuat berdasarkan nama debitor. Misalnya, aset negara   dijual kepada publik secara kredit. Buku pembantu perlu dibuat berdasarkan nama-nama debitor (pembeli), berdasarkan jenis barang yang dijual, atau berdasarkan range besarnya piutang, atau bisa juga berdasarkan wilayah tinggal debitor.

3. Persediaan

  Buku Pembantu Persediaan dibuat berdasarkan jenis barang seperti bentuk, fungsi, merek, dan sebagaimya, atau berdasar sifat penyusunnya.

4. Pembayaran di Muka

  Buku Pembantu Pembayaran Di Muka dibuat berdasarkan jenis pembayaran yang dilakukan, misalnya yang dibayar di muka ada premi asuransi, pembayaran sewa tempat, dan lain-lain.

5. Investasi (surat berharga)

  Buku Pembantu Investasi Lancar dibuat berdasarkan jenis investasi yang dimiliki, perusahaan/pihak di mana entitas berinvestasi, atau berdasar pada masa jatuh tempo investasi.

 B.  Aktiva Tidak Lancar (buku besar pembantunya dibuat sama
   dengan aturan diatas)

1. Piutang
2. Investasi (barang)
3. Aset keuangan lainnya
4. Infrastruktur, Pabrik, dan Peralatan
5. Tanah dan Bangunan
6. Aktiva Tidak Berujud
7. Aktiva Bukan Keuangan Lainnya
8. Aktiva Tidak Lancar Lainnya

2.kewajiban

 A. Kewajiban Lancar

1. Hutang

Buku besar pembantu dibuat berdasarkan nama kreditor atau pihak-pihak yang menyebabkan timbulnya hutang, begitu juga dengan nomor 2-4.

2. Pinjaman Jangka Pendek
3. Bagian Lancar dari Pinjaman
4. Provisions (Cadangan)
5. Tunjangan Pegawai

Buku besar pembantu dibuat berdasarkan kategori yang sudah ditentukan seperti: golongan pegawai (status jabatan) dan lain-lain.

6. Dana Pensiun
7. Kewajiban Lancar Lainnya

 B. Kewajiban Tidak Lancar

1. Hutang
2. Pinjaman
3. Provisions (Cadangan)
4. Tunjangan Pegawai
5. Dana Pensiun
6. Kewajiban Tidak Lancar

3.ekuitas

1. Modal yang ditempatkan
2. Cadangan
3. Akumulasi Surplus/(defisit)
4. Kepentingan Minoritas

4.penerimaan(pendapatan)

 Buku besar pembantu untuk pendapatan dibuat berdasarkan pihak-pihak yang menyebabkan timbulnya pendapatan, sekaligus jenis pendapatan tersebut seperti yang ada di bawah ini:

A. PENERIMAAN OPERASI

B. PENERIMAAN NON OPERASI

1. Pajak (Tax Revenue)          PPh          PPN          Cukai          PBB          BPHTB          Pajak lainnya          Bea Masuk          Pajak Ekspor          Pajak Daerah          Pajak Kendaraan Bermotor          Pajak Hiburan                  Pajak Hotel dan Restoran          Pajak Reklame          Pajak Penerangan Jalan                  Pajak Daerah Lainnya 2.   Fee., Denda, Biaya       Hukuman, dan Lisensi 3.   Penerimaan dari Transaksi       Pertukaran 4.   Transfer dari Entitas       Pemerintah Lainnya       Laba dari BUMN             Transfer dari Entitas       Pemerintah Lainnya di       Daerah                Laba dari BUMD                Pendapatan dinas-                dinas         Bagian Bagi Hasil Pajak/        Non Pajak 5.  Penerimaan Operasi Lainnya      Penerimaan Bukan Pajak      Penerimaan Operasi Lainnya        di Daerah      Retribusi Daerah      Sumbangan dan Bantuan      Penerimaan Bukan Pajak       lainnya      Dana Alokasi Umum (Dana          Pengeluaran Rutin)

1. Laba Penjualan Properti, Bangunan dan Peralatan 2. Penerimaan Modal       Penerimaan Privatisasi       Aset Recovery       Penerimaan Modal di       Daerah             Dana Alokasi             Khusus             Pinjaman Daerah             Sumbangan dan             Bantuan 3. Penerimaan Luar Negeri

5.BIAYA

 Buku besar pembantu untuk biaya dibuat berdasarkan pihak-pihak yang menimbulkan adanya biaya sekaligus berkaitan dengan jenis-jenis biaya seperti yang disebutkan dibawah ini.

A.	BIAYA OPERASI	B.	BIAYA NON OPERASI
1. 2. 3. 4. 5.	Upah, Gaji dan Tunjangan Pegawai Bantuan dan Pembayaran Transfer Lainnya Perlengkapan dan Barang Habis Pakai Biaya Penyusutan dan Amortisasi Biaya Operasi Lainnya      Cicilan Bunga Utang      Subsidi	1. 2. 3. 4.	Biaya Keuangan (Finance Cost) Pembiayaan Dalam Negeri Pembiayaan Luar Negeri Pengeluaran Modal

             Pada umumnya, Pembuatan Buku Pembantu adalah untuk pengendalian akuntansi yang banyak elemennya, seperti Hutang, Piutang, dan Persediaan.